« Le message d’absence ? Cette petite notification qui vous rappelle que vous auriez dû poser vos congés plus tôt. » (maintes fois entendu au bureau depuis le 5 juillet…)
Vous ne serez pas surpris de lire que les emails représentent plus de la moitié des échanges professionnels quotidiens, pour atteindre 52,5% d’entre eux¹. Cela vaut donc pour les mail adressés et bien réceptionnés… comme pour les bouteilles à la mer, qui vous reviennent dans la messagerie sans crier gare, à l’instar des inévitables messages d’absence !
Nous, on trouve qu’il existe une délicieuse ironie dans ces missives automatisées qui, tout en nous informant de l’absence d’autrui, nous rappellent notre propre présence au bureau. Mais alors, est-ce qu’il ne serait pas temps de faire de cette correspondance souvent grandement frustrantes, de véritables outils de communication ? On vous emmène pour un petit tour du monde des bonnes idées à propos de cette pratique professionnelle incontournable…
L’art du message d’absence, version Soleil Levant
Au Japon, les professionnels ont développé une approche 100% locale s’inspirant du concept « Omotenashi », désignant l’hospitalité et l’anticipation des besoins de l’autre.
A travers ce prisme là, chaque absence devient une opportunité de partage³. Un podcast inspirant, un article enrichissant, une citation bien à propos… Bref, un petit « cadeau » digital.
C’est cadeau : une idée de message d’absence version Haïku !
Message d’absence, côté Grand Nord
Les entreprises scandinaves encouragent leurs collaborateurs à partager un aperçu visuel de leurs projets durant leur absence⁴, façon portfolio, mais avec un joli visuel inspirant bien sûr !
Une démarche qui, en plus de prouver qu’on a bien raison de partir en vacances, vu le travail réalisé, il permet de faire circuler un petit catalogue de réalisations et de projections qui gagnerait certainement à être partagées…
Message d’absence anglo-saxon
Côté innovation, certaines entreprises tech d’Amériques du Nord expérimentent des systèmes intelligents adaptant le message selon le destinataire⁵. En perspective : une communication plus pertinente et personnalisée. On ne sait pas s’ils y parviennent déjà, mais l’idée est (forcément) très bonne, à en croire notre article dédié à ces procédés.
L’expertise valorisée en Allemagne, même en congés
En Allemagne, fait intéressant, près des trois quarts des professionnels (73%, car vous aimez la précision…) utilisent leur message d’absence pour mettre en avant leur expertise⁶. Imaginez par exemple recevoir ce type de réponse :
« En congés bien mérités après ma participation à la conférence ‘Future of Digital Marketing’ à Berlin, où j’intervenais sur l’impact de l’IA dans la création de contenu : retrouvez mon intervention en replay sur [lien] ou contactez ma collègue XX, notre experte GEO, pour toute question urgente. »
Cette approche transforme la notification tant redoutée en opportunité d’apprentissage et de networking. Pas mal, non ?
Les bénéfices mesurables du message d’absence bien pensé
Les recherches montrent qu’un message d’absence bien pensé génère un tiers de réponses positives supplémentaires au retour⁷. Mieux encore, il permet de réduire significativement (28%) le stress lié à la gestion des emails post-absence⁸. Tentant ?
Cadeau Soyuz de l’été : optimisez votre message d’absence !
✓ Valeur Ajoutée
□ Partagez une ressource utile (article, podcast, livre blanc)
□ Intégrez une actualité pertinente de votre secteur
□ Mentionnez un projet inspirant en cours
✓ Personnalisation
□ Adaptez le ton selon votre personnalité en prenant le contre-pied de vos échanges habituels
□ Incluez un élément visuel pertinent, ou surprenant
□ Partagez un aperçu de votre activité pendant votre absence (carte, photo, moodboard)
✓ Efficacité Opérationnelle
□ Identifiez clairement les contacts alternatifs
□ Précisez les délais de réponse par type de demande
□ Proposez des solutions alternatives immédiates si elles existent, dédramatisez dans le cas contraire
✓ Touche Personnelle
□ Ajoutez une touche d’humour appropriée
□ Partagez un objectif professionnel lié à votre absence
□ Incluez un élément de votre développement personnel
Alors, on se lance ?
Commencer en douceur peut aussi passer par le simple fait de choisir un élément de la check-list qui vous parle, et de le tester. Observez les réactions, affinez votre approche, et surtout, amusez-vous à créer votre style unique ! Et pour embarquer vos collègues ou équipes, on a eu deux idées…
- La première ? Lancer un « message d’absence challenge » dans votre entreprise (libre à vous de le renommer…) en organisant un concours du message le plus créatif et le plus utile, puis partagez les meilleures pratiques entre collègues.
- Et la seconde… créer une bibliothèque collaborative de ressources à partager dans vos messages d’absence. Chaque membre de l’équipe pourrait contribuer avec ses découvertes, créant ainsi un trésor de connaissances à partager lors des absences : expressions saisonnières, GIFs, visuels, formulations.
Pour conclure, rappelons simplement que votre message d’absence est aussi important que votre signature. Si on se projette un peu, il n’est pas impossible que cet email qui a priori ne paie pas de mine vienne pourtant déclencher une nouvelle collaboration, inspirer un collègue, ou même faire sourire un client stressé. Ces quelques lignes automatiques peuvent donc devenir votre mini-ambassadeur digital, en portant à la fois vos valeurs, votre style, votre personnalité.
Sources : ¹ EmailToolTester (2024) : www.emailtooltester.com/workplace-communication-statistics ² Simon & Simon International (2024) : www.simonandsimon.co.uk/business-statistics ³ Journal of International Business Communication (2024) : journals.sagepub.com/home/job ⁴ Nordic Business Review (2024) : www.nbr.org/workplace-practices ⁵ MIT Technology Review (2024) : www.technologyreview.com/ai-communication ⁶ Deutsche Kommunikationsverband (2024) : www.dkv.de/professional-branding ⁷ Harvard Business Review (2024) : hbr.org/effective-communication ⁸ International Journal of Business Communication (2024) : journals.sagepub.com/ijbc